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La divulgazione delle immagini di beni culturali, legittimamente acquisite, svolta con qualsiasi mezzo, senza scopo lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte è libera. In questa categoria rientrano la pubblicazione di immagini in libri con tiratura fino a 300 copie e prezzo inferiore a € 50,00 e in periodici scientifici, l’esposizione in mostre ad accesso libero, pubblicazioni on line purché senza inserzioni pubblicitarie e ad accesso gratuito.
Per queste pubblicazioni occorre dare comunicazione alla Direzione dell’Archivio di Stato senza marca da bollo.
Per altre finalità e per libri con tiratura superiore alle 300 copie e prezzo superiore a € 50,00 e periodici non scientifici la pubblicazione di immagini di un documento archivistico o di parte di esso, è soggetta ad autorizzazione: occorre fare richiesta alla Direzione dell’Archivio, utilizzando l’apposito modulo corredato da marca da bollo da euro 16,00. Il modulo, con la marca da bollo, deve pervenire in originale. Pertanto, se la marca da bollo è cartacea, può essere inviato tramite posta cartacea oppure consegnato all’Istituto negli orari di apertura. La pubblicazione deve riportare la dicitura “su concessione del Ministero della cultura“.
Tutte le pubblicazioni, anche quelle a titolo gratuito, devono riportare l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo e la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto. L’editore deve consegnare una copia della pubblicazione (sia essa in formato cartaceo che digitale) all’Archivio di Stato. In caso di nuova pubblicazione dell’immagine in successive edizioni o altre pubblicazioni deve essere richiesta nuovamente l’autorizzazione a pubblicare.
Si danno qui di seguito gli importi per i casi più comuni, rimandando comunque al testo del “Codice” ed al Tariffario:
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Per la riproduzione in proprio delle immagini si fa riferimento al tariffario in vigore; nel caso in cui si sia già in possesso del file dell’immagine da pubblicare si pagano solo i diritti di royalties.
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Se le fotoriproduzioni vengono eseguite dall’Amministrazione, l’ammontare del diritto è pari a tre volte il costo della duplicazione rilasciata. Esenzioni sono previste per gli editori che pubblichino periodici di natura scientifica, oppure libri per i quali coesistano le due condizioni di tiratura inferiore alle 2.000 copie e di prezzo di copertina inferiore a € 77,47.
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Per ulteriori utilizzazioni del materiale fotografico è previsto, oltre al pagamento dei diritti già citati, la corresponsione di royalties nella misura del 12% sull’introito lordo derivato. Al pagamento di tali royalties sono quindi tenuti i fotografi professionisti, che conservino nel loro archivio fotografico immagini di documenti dell’Archivio di Stato di Siena e le rivendano a terzi.
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L’ammontare dei diritti per riprodurre una foto (o parte di essa) in un’edizione a stampa o in un sito web è pari a € 51,65 per foto a colori ed € 11,00 per foto in bianco e nero, quando le riproduzioni sono eseguite dall’utente o da fotografo incaricato; il triplo del costo della riproduzione, quando quest’ultima è fornita dall’Archivio di Stato. Per diritti mondiali tali importi sono triplicati
- Per le riprese televisive e cinematografiche la tariffa è di € 251,00 ad ora.
Una volta espletate tali formalità l’Istituto concede l’autorizzazione alla pubblicazione.
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