Pubblicazioni

E’ libera la divulgazione con qualsiasi mezzo, svolta senza scopo lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, delle immagini di beni culturali, legittimamente acquisite, in modo da non poter essere ulteriormente riprodotte. In questa categoria rientrano la pubblicazione di immagini in libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo inferiore a € 77,47 e in periodici scientifici, l’ esposizione in mostre ad accesso libero, pubblicazioni on line purché senza inserzioni pubblicitarie e ad accesso gratuito.

Per queste pubblicazioni occorre dare comunicazione alla Direzione dell’Archivio di Stato senza marca da bollo. La pubblicazione deve riportare la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto. L’editore deve consegnare una copia della pubblicazione (sia essa in formato cartaceo che digitale) all’Archivio di Stato.

Per altre finalità e per libri con tiratura superiore alle 2.000 copie e prezzo superiore  a € 77,47 e periodici non scientifici la pubblicazione di immagini di un documento archivistico o di parte di esso, è soggetta ad autorizzazione: occorre fare richiesta alla Direzione dell’Archivio, utilizzando l’apposito modulo corredato da marca da bollo da euro 16,00.
Il modulo, con la marca da bollo, deve pervenire in originale. Pertanto può essere inviato tramite posta cartacea oppure consegnato, in busta chiusa, all’ingresso dell’Istituto negli orari di apertura. La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione “su concessione del Ministero per i Beni e le Attività Culturali” e l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.
La pubblicazione deve riportare la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto. L’editore deve consegnare una copia della pubblicazione (sia essa in formato cartaceo che digitale) all’Archivio di Stato.

Si danno qui di seguito gli importi per i casi più comuni, rimandando comunque al testo del “Codice” ed al Tariffario:

  • Per la riproduzione in proprio delle immagini si fa riferimento al tariffario in vigore; nel caso in cui si sia già in possesso del file dell’immagine da pubblicare si pagano solo i diritti di royalties.
  • Se le fotoriproduzioni vengono eseguite dall’Amministrazione, l’ammontare del diritto è pari a tre volte il costo della duplicazione rilasciata. esenzioni sono previste per gli editori che pubblichino periodici di natura scientifica, oppure libri per i quali coesistano le due condizioni di tiratura inferiore alle 2.000 copie e di prezzo di copertina inferiore a € 77,47.
  • Per ulteriori utilizzazioni del materiale fotografico è previsto, oltre al pagamento dei diritti già citati, la corresponsione di royalties nella misura del 12% sull’introito lordo derivato. Al pagamento di tali royalties sono quindi tenuti i fotografi professionisti, che conservino nel loro archivio fotografico immagini di documenti dell’Archivio di Stato di Siena e le rivendano a terzi.
  • Per le riprese televisive e cinematografiche la tariffa è di € 251,00 ad ora.

Una volta espletate tali formalità l’Istituto concede l’autorizzazione alla pubblicazione; si ricorda qui l’obbligo di consegna di una copia del prodotto sul quale compare un’immagine del bene culturale custodito dall’Archivio di Stato di Siena. In caso di nuova pubblicazione dell’immagine in successive edizioni o altre pubblicazioni deve essere richiesta nuovamente l’autorizzazione a pubblicare.