Con la L. 124/2017, Art. 1, comma 171, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n.189 del 14.08.2017, è entrata in vigore la nuova disciplina sulla riproduzione di beni culturali (ivi compresi i documenti archivistici) effettuata da parte dei privati con mezzi propri,

dalla quale si evince che:

• a termini del comma 3 dell’articolo 108 del D.Lgs. n. 42/2004 (Codice dei beni culturali), nessun canone è dovuto in caso che vengano richieste riproduzioni di beni culturali (ivi compresi i beni archivistici liberamente consultabili, a mente del successivo comma 3-bis nella versione modificata) per uso personale o per motivi di studio, o, ancora, per finalità di valorizzazione dei beni stessi, purché, in quest’ultimo caso, la richiesta provenga da soggetti pubblici o privati e non sia attuata per scopo di lucro.  Nessun canone è parimenti dovuto, in tutte le fattispecie testé enumerate, qualora la riproduzione dei beni culturali di cui s’è detto venga eseguita direttamente dai privati interessati;

• a termini del comma 3-bis, punto 1), del medesimo articolo 108, la libera riproduzione dei beni culturali, svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, nonché per promozione della conoscenza del patrimonio culturale, ha ad oggetto anche i beni archivistici, purché essi non rientrino nelle tipologie sottoposte a regime di restrizione alla libera consultabilità, a mente degli articoli 122-127 del medesimo D.Lgs. n.42/2004.

Ovviamente, la libera riproduzione dei documenti archivistici da parte dei privati deve ritenersi consentita per le sole finalità che la norma espressamente enuncia e deve svolgersi con le modalità e le cautele che la stessa norma prescrive, e cioè “con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né, all’interno degli istituti di cultura, l’uso di stativi o treppiedi”. 

Non è pertanto consentita la riproduzione di documenti mediante l’uso, da parte degli utenti, di scanner portatili o a penna, nonché di flash o altre fonti luminose portatili. 

Non è del pari consentita la libera riproduzione dei documenti di particolare rarità e antichità e/o fragilità o corruzione del supporto, che necessitano di speciali accorgimenti per garantirne la sicurezza, né dei documenti già pronti riprodotti digitalmente dagli Istituti ed esclusi dalla consultazione ordinaria, per ragioni di conservazione e di sicurezza. In tale caso, si provvede al rilascio gratuito all’utente della riproduzione disponibile.

Giova ricordare al riguardo che la riproduzione di documenti riservati per i quali sia stata autorizzata la consultazione anticipata, sempre da effettuarsi, su richiesta degli interessati, esclusivamente a cura dell’Istituto, può, in certi casi, non essere consentita qualora il documento contenga dati c.d. “supersensibili” ai sensi del Codice per la protezione dei dati personali (D.Lg. 196/2003, articolo 22, con particolare riguardo al comma 8).

Si pubblica la circolare n. 33 della Direzione Generale per gli Archivi.