Sala di Studio

Ammissione alla Sala Studio e Regolamento

  • Una volta l’anno lo studioso deve compilare la domanda d’ammissione, che vale anche per l’accesso alla Biblioteca.
  • Lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma in forma leggibile sul registro delle presenze giornaliere, sia la mattina sia il pomeriggio, indicando la professione e la nazionalità.
  • È vietato introdurre nella Sala di studio borse, cartelle ed altri contenitori. Sono possibili controlli e ispezioni in entrata e in uscita; è in funzione un impianto di telesorveglianza.
  • Gli inventari e gli strumenti di ricerca sono liberamente consultabili da parte degli studiosi, che provvederanno a riconsegnarli dopo la consultazione. Non è consentito portarli fuori della Sala di studio senza autorizzazione e non è possibile fotocopiare gli inventari e gli altri strumenti di ricerca non editi.
  • È vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità del materiale documentario. In particolare è vietato usare stilografiche o altre penne a inchiostro; appoggiare la penna o il foglio su cui si scrive direttamente sui documenti; alterare l’ordine delle carte e degli inserti; ricalcare le piante e fare lucidi delle stesse.
  • Non è consentito apporre segni o numerazioni sulle carte.
  • È consentito consultare un solo pezzo per volta.
  • Le unità archivistiche restaurate non sono consultabili (salvo autorizzazione del Direttore della Sala di studio); al loro posto lo studioso potrà richiedere il microfilm positivo o le fotocopie.
  • È obbligatoria la citazione della fonte, ivi compresi gli strumenti di ricerca quando se ne riporti il testo o una sua parte.
  • Il rispetto del diritto di autore è responsabilità dello studioso.
  • Lo studioso che utilizza materiale documentario si impegna a consegnare una copia dell’eventuale pubblicazione o copia della tesi.
  • Le tesi di laurea possono essere consultate dopo 5 anni, salvo diversa indicazione dell’autore (Circ. 249/97 del 26.11.1997 dell’Ufficio Centrale Beni Archivistici).

Modalità di impostazione della ricerca

Lo studioso può iniziare a organizzare la sua ricerca avvalendosi, se necessario, della consulenza delle referenti della Sala di studio: Grazia De Nittis, Elvira A. Milione e Agata Poma alle quali ci si può rivolgere per avere informazioni circa i fondi archivistici conservati, le modalità di consultazione e consigli sulle ricerche.

Strumenti a disposizione sono: in primo luogo la Guida Generale degli Archivi di Stato, alla voce Siena, il Sistema informativo degli archivi di Stato SIAS. Per quanto riguarda la documentazione preunitaria può essere consultato anche il Sistema Guida Generale . I tre volumi della Guida-Inventario dell’Archivio di Stato e poi gli altri strumenti di ricerca, nelle loro varie forme di guide, inventari, elenchi sommari, schedari. Alcuni di questi inventari sono consultabili on line nella sezione Patrimonio documentario.

È necessario osservare che i documenti archivistici non sono organizzati né in maniera tematica né catalogati alfabeticamente: di essi si è mantenuta l’organizzazione in fondi archivistici, ove per fondo archivistico si intende l’insieme delle carte a noi pervenute, prodotte nel corso della loro attività da istituzioni pubbliche, enti o privati.

I relativi strumenti di corredo illustrano la struttura, le funzioni e il contenuto dei singoli fondi archivistici. Per procedere nella ricerca è quindi necessario individuare preliminarmente i legami fra l’oggetto della ricerca stessa e le pubbliche istituzioni, gli enti o le persone la cui documentazione è conservata in Archivio.

Individuati tali legami, si può procedere, consultando gli inventari dei singoli fondi, all’individuazione delle unità archivistiche e dei documenti che si presume soddisfino i nostri obbiettivi di ricerca.

Norme sulla consultabilità dei documenti

Tutti i documenti conservati negli Archivi di Stato Italiani (versati di norma dalle Amministrazioni statali 40 anni dopo la cessazione degli affari) sono liberamente consultabili.

Tale principio generale trova peró delle limitazioni: alcuni tipi di documenti vengono ritenuti, infatti, riservati e la loro consultabilità è sottoposta a regole.

Tali limitazioni riguardano, secondo l’attuale legislazione (D. Leg.vo n. 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”,artt. 122-126):

  • i documenti relativi alla politica estera o interna dello Stato italiano degli ultimi 50 anni, dichiarati riservati dal Ministero dell’interno d’intesa con il Ministero per i beni e le attività culturali;
  • i documenti contenenti dati sensibili delle persone private (idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonché l’adesione ad associazioni, partiti e/o sindacati) relativi agli ultimi 40 anni;
  • quelli contenenti i dati sensibili nonchè i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data. Il termine è di settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare.

L’eventuale consultazione prima dei detti termini per motivi di studio puó essere autorizzata dal Ministero dell’interno, tramite domanda indirizzata direttamente all’Ufficio territoriale del Governo (ex Prefettura). Tale autorizzazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni richiedente. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi.

La consultazione dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche al “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici” (Provvedimento del Garante n. 8/P/21 del 14/03/01)

La Direzione puó escludere temporaneamente dalla consultazione e/o dalla riproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.

Modalità di richiesta dei pezzi

Le richieste dei documenti archivistici devono essere compilate sulle apposite schede, indicando con precisione

  • nome e cognome del richiedente
  • segnatura archivistica.

Ogni scheda è valida per una sola unità archivistica.

Si pregano gli studiosi che accedono per la prima volta alla Sala di Studio di arrivare entro la mattina; nel pomeriggio, infatti, non sarà più assicurata la distribuzione immediata delle unità archivistiche richieste.

Le richieste dei documenti archivistici per il pomeriggio e per il giorno successivo (compreso il sabato) vanno presentate inderogabilmente entro le ore 12. Nei giorni in cui la Sala di studio è aperta con orario non stop (martedì e mercoledì) le richieste sono accettate anche nel pomeriggio, ma in ogni caso i documenti saranno disponibili non prima delle ore 9 della mattina seguente.

Lo studioso può chiedere fino ad un massimo di 8 pergamene e 4 unità archivistiche alla volta. Il numero di pezzi che ciascuno studioso può trattenere in deposito non deve superare il limite di 6 unità. Pertanto ogni nuova richiesta verrà accettata tenendo conto del numero di pezzi che lo studioso ha in deposito. I documenti infatti possono essere tenuti in deposito a disposizione dello studioso che li ha richiesti, ma qualora per un periodo di 10 giorni rimangano non consultati e lo studioso non si presenti in Sala Studio, questi verranno ricollocati nei depositi.

E’ possibile effettuare richieste telefoniche , oppure via mail alla casella as-si.servizialpubblico@beniculturali.it (in entrambi i casi almeno due giorni prima) indicando con precisione la segnatura esatta dei documenti.

Ricerca e copie a fini amministrativi

Per esigenze di carattere amministrativo o legale è possibile effettuare ricerche e chiedere il rilascio di documenti in copia conforme in bollo presentando domanda in carta legale.
Anche le relative copie o certificazioni saranno rilasciate in bollo.
Restano salve le esenzioni in materia di imposta di bollo previste dalla tabella allegato B, annessa al decreto del Presidente della Repubblica 25 giugno 1953, n. 492, in particolare sono esenti dal bollo le ricerche e copie di documenti a fini pensionistici (fogli matricolari). Sono inoltre esentati dall’imposta gli enti pubblici e le fondazioni senza fini di lucro.

Modalità e tempi di deposito

I documenti possono essere tenuti in deposito a disposizione dello studioso che li ha richiesti.
Qualora lo studioso non si presenti in Sala di studio per 10 giorni consecutivi e non dia disposizioni particolari, il materiale verrà ricollocato nei depositi.